O que blog tem a ver com clima organizacional?

Por Jurema Luzia Cannataro

Já dizia a sabedoria popular: se não pode com eles, una-se a eles.

Há algum tempo (não tanto tempo assim), as organizações deixaram de discutir tão acirradamente se o acesso dos funcionários à internet, principalmente no que se refere às redes sociais, deve ser “permitido” ou “proibido”.

As empresas que têm maior agilidade no processo de decisão e incorporação de mudanças perceberam que, ultrapassando essa discussão primária, está a oportunidade de aproveitar o melhor possível as novas tecnologias, pois creio que ninguém tem dúvida de que elas vieram para ficar. É um processo irreversível. E aquelas que contam com uma parcela expressiva de colaboradores pertencentes à geração Y (e daqui a uns cinco anos, à geração Z) estão sentindo isso ainda mais intensamente.

Fonte permanente de pesquisa

Atualmente, é possível encontrar na internet blogs, redes sociais e fóruns de discussão dedicados aos mais variados assuntos e em termos mundiais.

E não só para lazer, passatempo ou relacionamento social. Já é de senso comum que essas mídias podem se converter também em importantes instrumentos de trabalho, principalmente no que se refere a pesquisas, troca de informações e resolução de problemas.

É claro que é sempre necessária uma filtragem nos dados acessados, pois encontram-se na internet informações de valor e também muita coisa sem sentido, confiabilidade ou serventia.

Mas a proposta que quero analisar não se refere à participação em blogs com acesso livre na internet. A ideia é a empresa formar também um blog interno ou mesmo redes sociais e fóruns de discussão internos, ou seja, com acesso restrito aos funcionários da organização.

E é aqui que entra a pergunta do título: o que blog tem a ver com clima organizacional?

Além de ter a função já descrita acima, de atuar como instrumento para resolver problemas em conjunto, compartilhar conhecimentos e expertise e fortalecer relacionamentos, um blog interno (ou as demais mídias sociais internas) pode servir aos profissionais de Recursos Humanos da empresa e às lideranças como uma fonte permanente de “pesquisa de clima organizacional”.

Nas linhas e entrelinhas

O que se faz tradicionalmente em termos de clima organizacional é realizar, a cada um ou dois anos, uma pesquisa formal para detectar os pontos de satisfação e insatisfação dos colaboradores.

Para funcionar, essa pesquisa precisa ser abrangente e profunda. Pode-se dizer que ela analisa o clima da empresa do ponto de vista estrutural, ou seja, problemas consistentes e persistentes, que vão requerer ações mais aprofundadas para correção ou melhoria. E, nesse sentido, tem um papel fundamental no aperfeiçoamento das condições de trabalho.

Mas, e no espaço entre uma pesquisa e outra, o que se faz para detectar o clima organizacional?

Além das questões estruturais, existem as conjunturais. As empresas passam por situações dinâmicas todos os dias, que podem ser tanto positivas quanto negativas: conquista de novos clientes ou mercados, lançamento de novos produtos, recebimento de prêmios de qualidade, etc. ou perda de market share, incidentes de qualidade, acidentes de trabalho, etc.

Como os colaboradores estão reagindo a uma determinada situação naquele momento?

Somente a intuição, as conversas informais ou, o que é pior, os boatos, podem não ser suficientes para se ter uma perspectiva mais abrangente da reação e sentimento das pessoas na empresa, de forma a permitir uma análise, tomada de decisão e ação para reforçar os aspectos positivos ou tentar reverter ou amenizar os negativos, na ocasião em que os acontecimentos ainda estão se processando, em vez de daqui a um mês ou um ano.

Tomemos como exemplo a introdução de uma nova tecnologia na empresa. Isso está sendo visto (e sentido) pelos funcionários como fato favorável ou desfavorável? E qual a “extensão” da adesão ou resistência à mudança?

O blog ou fórum de discussão interno pode fornecer pistas valiosas a respeito do “clima que está pairando” na empresa.

É claro que o grau de qualidade e confiabilidade das informações e impressões colhidas através dessas mídias vai depender do estilo de liderança e gestão que é preponderante na empresa. Os funcionários só serão sinceros e estarão predispostos a opinar e sugerir se houver na organização um clima de abertura que estimule esse comportamento. E desde que esses recursos jamais sejam usados como “caça às bruxas” frente àqueles que se dispuserem a se expor.

As questões conjunturais, tanto quanto as estruturais, também se refletem no desempenho, comprometimento, motivação e bem-estar dos colaboradores e, consequentemente, nos resultados gerais da empresa.

Nesse sentido, o uso atencioso e sensível das impressões e opiniões colhidas nas linhas e entrelinhas das mídias sociais internas pode ser um reforço valioso na tarefa de criar um clima organizacional favorável ao pleno desenvolvimento das competências, habilidades e atitudes positivas das pessoas na empresa.

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O que twitter tem a ver com produtividade?

Por Jurema Luzia Cannataro

Ouve-se muito falar que estamos na era da informação. Mas as empresas ainda estão muito longe de reconhecer o quanto compartilhar informações internamente de maneira planejada, para todos os colaboradores, pode fazer diferença em seus resultados. E não apenas em relação à motivação, integração... mas também em termos financeiros.

Divulgar informações de forma adequada, fazer com que elas cheguem aos interessados (e, afinal, numa empresa em princípio não há quem não seja interessado, já que o resultado final compromete a todos, ou não?), nos momentos certos, na velocidade correta e no melhor formato produz efeitos diretos nos objetivos concretos alcançados pela organização.

Comunicação é fator estratégico

É isso aí. Comunicação aplicada de forma abrangente e estruturada gera dinheiro. As empresas ainda não se deram real conta disso. Mas num futuro, talvez não tão longínquo assim, essa questão virá à tona e o processo de comunicação interna (e não somente externa) também passará a ser encarado como fator estratégico nas organizações.

Vislumbro esse cenário há anos e tenho absoluta certeza de que se concretizará.

E é dentro desse panorama que quero tratar a questão proposta acima: o que twitter tem a ver com produtividade?

Twitter = informação. Produtividade = dado plenamente mensurável, com impacto direto no resultado financeiro das empresas.

Pois muito bem. Uma empresa do interior do Estado de São Paulo conseguiu aumentar seus níveis de produtividade... aplicando mais treinamento? Realizando dinâmicas de motivação? Implantando uma nova tecnologia? Fazendo hoshin na linha de produção? Não, não, não e não.

A resposta é: colocando um display em local visível para que os operadores pudessem ter acesso, em tempo real, a informações sobre o que estava acontecendo na organização.

Qualquer tipo de informação: uma visita de cliente ou representante da matriz, o sucesso obtido por um setor no desenvolvimento de um projeto, uma meta alcançada, um prêmio de qualidade conquistado pela empresa, o recorde de dias sem acidente, os resultados de uma auditoria de qualidade ou meio ambiente... e por aí vai.

Por que receber informações aumenta a produtividade? Porque dá a cada pessoa da organização o sentimento de pertencer ao grupo, de ser parte integrante e importante nos processos, que merece ser informada sobre o que está ocorrendo.

A conquista obtida por um determinado setor deixa de ser apenas daquela equipe em particular e passa a ser compartilhada entre os colaboradores. E contagia a todos de forma positiva.

A visita de um cliente ou de um representante da matriz deixa de ser um assunto de responsabilidade apenas da diretoria ou gerência. Afinal, ela pode gerar novos negócios ou reconhecimento para todos que integram a empresa. E quem sabe essa visita “dê uma passadinha, daqui a pouco, aqui no meu setor”... Portanto, vamos todos nos empenhar em mostrar o que sabemos e fazemos de melhor.

Por suas características de conter textos curtos e diretos, o twitter corporativo, cujo acesso, é claro, seja restrito ao âmbito da organização, pode cumprir de forma adequada essa função de informar de maneira instantânea, principalmente nas áreas administrativas em que praticamente a totalidade dos funcionários tem acesso a computadores.

Para os setores operacionais, algum tipo de dispositivo eletrônico próprio para transmitir mensagens curtas, como o display, cumpre bem esse papel. É claro que, nesse caso, é necessário um estudo criterioso de como isso será feito, levando em consideração quais os locais mais adequados para instalação do equipamento, qual será o período de exposição das informações, etc.

E veja que estamos falando num processo de comunicação unilateral, em que a pessoa apenas recebe mensagens, mas não pode dar feedback direto (retroalimentação). E mesmo assim produz resultados significativos.

Imaginem então o que se poderá obter com a estruturação efetiva e estrategicamente planejada de processos internos de comunicação de mão dupla ou coletivos.

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Novas vs. “velhas” tecnologias em comunicação corporativa

Por Jurema Luzia Cannataro

Que impactos as novas tecnologias de comunicação estão provocando (se é que estão mesmo provocando) em relação à comunicação corporativa?

Quais meios de informação os gestores de RH estão preferindo utilizar no processo de comunicação com o público interno da empresa?

Antes de tomar uma decisão em favor das mídias tradicionais (jornais, revistas e manuais impressos) ou digitais (jornais e informativos via intranet, displays eletrônicos e blogs corporativos) é preciso que os profissionais da área de gestão de pessoas analisem com cuidado uma série de aspectos.

Velocidade

A rapidez com que a informação chega ao público-alvo é atualmente um fator extremamente relevante.

Com o desenvolvimento das novas tecnologias de comunicação, as pessoas estão acostumadas a ter acesso em “tempo real” às notícias e aos dados de que necessitam. E mais: com texto, imagens e som.

E o que acontece com grande parte dos jornais e revistas de empresas? Os empregados recebem no mês de ABRIL a publicação com matéria sobre... “a alegria da festa de confraternização realizada em DEZEMBRO”. Quem não conhece bem o universo da comunicação na área empresarial pode até duvidar, mas de fato é isso que ocorre em vários casos. E por quê?

Por causa de algo que em nossa assessoria apelidamos de jornal “moto-contínuo”: aquele que nunca termina. A publicação já está pronta e poderia ir para a gráfica. Entretanto, alguém da empresa quer incluir mais um texto... Mas só poderá enviá-lo na semana que vem... E não aceita que ele fique para a próxima edição... E assim o tempo passa. O pior é que a pessoa age assim porque quer que o seu texto saia “o mais rapidamente possível”.

Frequentemente ocorre de uma edição sobrepor-se à outra. Por exemplo: se o jornal é bimestral, ele acaba saindo quatro meses depois. Ou seja, a primeira edição já poderia ter sido distribuída, com os textos atualizados e a próxima traria as matérias novas... no mesmo espaço de tempo.

Existe também um “aspecto psicológico” curioso que contribui para que os atrasos aconteçam: as pessoas ainda atribuem um peso maior à informação registrada em papel. Por isso, tendem a “segurar” muito mais a finalização e aprovação de um material impresso do que de um texto que será veiculado na intranet, que por si só já tem as características de rapidez e de conter informações mais “voláteis”.

Há um outro fator a favor das publicações divulgadas por meios eletrônicos ou digitais: a maior mobilidade na diagramação. Fazer modificações (como trocar um texto ou incluir novas fotos) nesse tipo de material é relativamente mais fácil e rápido do que num jornal impresso.

Sendo assim, no que se refere ao fator da velocidade, as novas mídias de comunicação utilizadas na área empresarial (jornal via intranet, displays eletrônicos e blogs corporativos) ganham ponto.

Atratividade

Os veículos internos de comunicação não “competem” apenas entre si pela atenção dos empregados. Eles também disputam espaço com toda a enorme gama de estímulos visuais e auditivos a que estamos expostos diariamente.

Ler o jornal ou revista da empresa ou ouvir rádio, assistir televisão, acessar a internet, etc.?

Portanto, o primeiro ponto a considerar é que, seja qual for o tipo de veículo interno que a organização escolha utilizar, ele precisa ser tratado com profissionalismo e conhecimento técnico, para que possa ser atrativo e cativante para o público-alvo.

As pessoas estão habituadas a ter contato contínuo com os grandes meios de comunicação em geral. Por isso, tornaram-se mais exigentes quanto à qualidade do conteúdo e do visual. Não há mais espaço para aquele “jornalzinho caseiro”, feito em Word. Como esperar que ele desperte o interesse e a credibilidade dos colaboradores?

Outro fator importante a salientar é que o público-alvo não é homogêneo dentro das empresas. Existem pessoas que fixam mais as informações através da leitura e que preferem textos mais aprofundados. Para essas, as publicações impressas serão mais eficazes. Já outras optam pelo dinamismo, sendo mais estimuladas pelo uso de recursos multimídia (textos, imagens em movimento e som). Em casos assim, as mídias eletrônicas e digitais produzirão maior efeito.

Portanto, de um modo geral pode-se dizer que, com relação à atratividade, os meios de comunicação tradicionais e modernos são complementares no ambiente empresarial.

Custo

Em função do preço a ser pago pelos serviços gráficos, o custo de um jornal impresso, por exemplo, certamente é maior do que o de um jornal multimídia, divulgado via intranet ou display eletrônico.

Entretanto, se uma parte dos empregados não tiver acesso direto à intranet, a empresa precisará fazer um investimento inicial para a instalação de quiosques com computadores, permitindo assim que o jornal digital seja visto por todos.

A mesma observação é válida se o meio escolhido for o display eletrônico.

Mas fica aqui um alerta: é necessário fazer um estudo criterioso de como e onde implantar os quiosques e displays, para que tragam os resultados desejados em termos de melhoria da comunicação interna.   

Portabilidade

E quanto à facilidade de acesso e transporte ou “portabilidade”, para usar um termo mais adaptado aos dias atuais?

Apesar desse termo ser geralmente aplicado para veículos de comunicação eletrônicos e digitais, no caso do ambiente empresarial são os materiais impressos que, contraditoriamente, ganham mais pontos nessa área, pois podem ser facilmente levados para todo lugar e lidos a qualquer momento: no ônibus, no refeitório da empresa, durante o intervalo de trabalho e em casa, com a vantagem adicional de serem vistos também pelos familiares dos empregados. Dessa forma, convertem-se num instrumento a mais de motivação e integração, criando uma ponte entre o ambiente organizacional e familiar.

O mesmo não acontece com a intranet e o display eletrônico, que não podem ser visualizados fora da empresa e só estão acessíveis para o pessoal interno.

Complementaridade

O que se pode concluir é que, em termos de comunicação empresarial, estamos vivenciando uma fase de transição e complementaridade.

Portanto, o ideal é mesclar o uso das diversas mídias de acordo com os objetivos a serem atingidos, as características diferenciadas do público interno e os recursos disponíveis para investir nessa área.

Nesse sentido, é fundamental que se tenha um plano de comunicação corporativa muito bem estruturado e aplicado com alto grau de profissionalismo.

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Quadro de avisos: valorize esse recurso eficaz e de baixo custo

Por Jurema Luzia Cannataro

Muitas vezes, as empresas investem no desenvolvimento de processos mais sofisticados e acabam não dando a devida atenção a alguns recursos que podem ser implantados e mantidos de forma simples e com baixo custo.

Isso acontece nas áreas de produção, logística, vendas e também de comunicação.

Um bom exemplo disso é o quadro de avisos. Quando bem planejado e estruturado ele pode se converter num instrumento de informação e formação bastante atrativo e eficaz.

Para isso, basta aplicar algumas regras de comunicação simples, mas extremamente eficientes.

O nome deve ser criativo e interessante

Vamos começar pelo nome. Convenhamos que “quadro de avisos” não é uma denominação muito atraente e nem reflete todo o potencial de informação dessa ferramenta.

É importante utilizar um nome mais chamativo e que tenha, de preferência, uma relação direta com a cultura da empresa.

Um ideia interessante é realizar um concurso para a escolha do nome aberto à participação de todos os colaboradores, por meio do envio de sugestões. Dessa forma, desperta-se o interesse e o envolvimento dos funcionários.

Dê atenção especial ao visual

Na sociedade em que vivemos, somos “bombardeados” a todo momento por uma gama enorme de estímulos visuais. Isso acontece mesmo dentro do ambiente da empresa. Para que o quadro de avisos não se “perca” em meio a todos esses outros atrativos, é necessário dar uma atenção especial ao seu visual, tanto externo (o próprio suporte em que as informações serão afixadas) quanto interno (as páginas que conterão as mensagens).

A localização é fundamental

A localização do quadro de avisos é de fundamental importância. Para colocá-lo, escolha um lugar a que todos os funcionários possam ter acesso durante um período em que disponham de tempo e espaço para parar e ler as informações.

Se achar conveniente, instale dois ou mais quadros, absolutamente iguais, em pontos diferentes da empresa.

Divida as tarefas

Forme uma comissão com pessoas responsáveis por enviar as mensagens e dados mais importantes relativos a cada setor. Assim, garante-se que o quadro conterá tópicos variados, atualizados e que sejam do interesse de todas as áreas da empresa.

Defina espaços para cada tópico

Estabeleça, na medida do possível, espaços definidos no quadro para a divulgação dos assuntos relacionados a cada área ou tópico, colocando títulos que indiquem essa subdivisão. Dessa forma, fica mais fácil para o leitor encontrar a informação de que necessita.

Padronize para facilitar a leitura

Crie um padrão de como as informações devem ser divulgadas no quadro, determinando os tipos de letra a serem usados para os títulos e textos, tamanho das mensagens, como utilizar ilustrações e gráficos, regras para a aplicação de cores, etc. Isso torna o visual mais leve e atrativo e facilita a leitura, tirando a impressão de que as informações estão “amontoadas” ou “dispersas” no quadro.

Mas lembre-se: estabeleça variações em relação a esses itens para as diversas áreas do quadro, para que o resultado final não se torne monótono.

Atualize as informações periodicamente

Mantenha uma periodicidade constante para a troca das informações, de maneira a habituar os colaboradores a consultarem o quadro constantemente.

Pode ser interessante que algumas mensagens permaneçam durante um tempo maior, enquanto outras sejam substituídas com mais frequência. Nesse caso, crie formas de indicar quais informações são novas e quais são mais antigas, para que os leitores possam concentrar diretamente sua atenção naquelas que ainda não viram.

Estimule a participação

Crie um Espaço do Colaborador, em que serão divulgadas mensagens enviadas pelos funcionários. Isso estimula o vínculo e o envolvimento dos colaboradores.

Conquiste a credibilidade, mas resguarde o sigilo

As informações constantes do quadro devem ser tratadas com veracidade e despertar a credibilidade dos leitores. Entretanto, tenha cuidado: lembre-se de que ele pode ser visto não só pelo pessoal interno da empresa, mas também por visitantes, clientes, fornecedores, etc. Portanto, não pode conter dados sigilosos ou estratégicos.

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Prepare sua empresa para a pesquisa de clima

Por Jurema Luzia Cannataro

Sua empresa resolveu realizar uma pesquisa de clima organizacional. Para tanto, já direcionou uma série de recursos: tempo dos funcionários que se encarregarão de sua execução, caso seja feita internamente, ou valor a ser pago a uma assessoria especializada, se for efetuada de forma externa e gastos com a impressão dos formulários, tabulação de dados, análise das respostas, confecção dos gráficos e relatórios, etc.

Tudo está perfeito e preparado para que o resultado final seja um sucesso, não é? Entretanto, ficou faltando observar um PEQUENO detalhe: os colaboradores de sua empresa estão tão motivados quanto a diretoria em relação a essa pesquisa? Você tem certeza de que a participação será suficientemente significativa?

Para que uma pesquisa (seja de que tipo for) tenha sucesso, o ponto de partida é que haja um número mínimo de pessoas que dela participem. Senão, os resultados não serão expressivos e confiáveis.

Evite distorções

Lembre-se de um aspecto que é fundamental: a participação dos funcionários na pesquisa de clima é, obviamente, NÃO OBRIGATÓRIA e SIGILOSA. Só fará parte do processo quem quiser.

E aqui damos de cara com um problema. Pode ser que os colaboradores mais entrosados com os objetivos da empresa e confiantes em sua administração de fato queiram responder aos questionários. Já os descontentes podem se negar a fazê-lo. E aí, como será possível detectar por que eles estão descontentes? Isso pode acarretar uma DISTORÇÃO nos resultados, levando à conclusão de que o clima na empresa apresenta-se mais positivo do que realmente está na realidade.

Estimulando e motivando

A dica aqui é: prepare a empresa para a realização da pesquisa de clima. Motive e estimule os funcionários a participarem.

Como fazer isso? Uma forma interessante é aplicar um mecanismo que os publicitários costumam utilizar quando fazem o lançamento de um novo produto ou de uma promoção: a campanha teaser. O objetivo é criar um certo “suspense”, despertando a curiosidade das pessoas sobre o que está acontecendo. Uma forma simples e barata de fazer isso é espalhar por locais variados da empresa cartazes com ilustrações e dizeres do tipo “está ensolarado?”, “está nublado?”, “está chuvoso?”, fazendo uma brincadeira com a ideia de “clima”. Deixe esses cartazes por um período (uma semana é o suficiente) e só então revele do que se trata, substituindo-os por outros que citam especificamente que a empresa fará uma pesquisa de clima organizacional e ressaltando que a participação de todos é fundamental.

Um outro exemplo de campanha do tipo teaser, só que um pouco mais sofisticada e, portanto, também mais cara, é efetuar na empresa uma espécie de “caça ao tesouro”. Uma série de pistas, que vão sendo distribuídas de maneira criativa a todos os funcionários, a cada um ou dois dias, permitirá que no final da semana descubram o nome do evento que será realizado (PESQUISA DE CLIMA) e percebam o quanto seu envolvimento é essencial. Se a empresa puder dispor de alguns recursos a mais, é interessante fazer o sorteio de brindes entre aqueles que acertarem a resposta.

Fizemos, há algum tempo, uma campanha desse tipo para um cliente, com base no tema “O Código Da Vinci” e foi um verdadeiro sucesso, despertando o interesse dos colaboradores e incentivando-os a participarem mais ativamente da pesquisa.

Caso todos os funcionários tenham acesso a computadores, é possível elaborar a campanha de motivação por meio da intranet. Às vezes, uma sequência de e-mails já basta para se obter um bom resultado, desde que sejam bem elaborados, com um visual atrativo e um texto inteligente e criativo.

Sinceridade

Ao elaborar o material de apoio que será utilizado como estímulo na fase anterior à realização da pesquisa, seja sincero e admita que sua organização, assim como qualquer outra, tem pontos positivos e negativos, mas está disposta a ouvir com seriedade e isenção de ânimos a opinião de cada um, para que possa haver melhorias concretas.

Deixe claro também que o processo será completamente sigiloso. Nenhum participante terá que se identificar. Dessa forma, evitam-se mal-entendidos e boatos. Isso porque quem tem experiência na realização de pesquisa de clima sabe que, mesmo em empresas onde há um ambiente de abertura na exposição de ideias e opiniões, sempre podem existir pessoas que veem com desconfiança esse tipo de iniciativa, achando que se trata de uma “caça às bruxas” para localizar descontentes e puni-los. E o que é pior: elas às vezes acabam “contaminando” outros colegas com esse tipo de pensamento. Acreditem, isso de fato acontece.

Efetuar palestras de esclarecimento, abrangendo a totalidade dos colaboradores da empresa (se necessário, divididos em grupos) também pode ser uma ação importante. Durante esses eventos, será possível reforçar os conceitos expostos acima, dar detalhes sobre a forma e prazo de preenchimento e devolução dos questionários e desfazer dúvidas. Se isso não puder ser feito por meio de palestras, coloque avisos com essas informações, em locais diversos e visíveis da empresa.

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Como combater os 7 Ds na comunicação corporativa

Por Jurema Luzia Cannataro

Quem estiver lendo este artigo certamente se lembra da brincadeira chamada “telefone sem fio”. Forma-se um grupo de participantes e o primeiro deles cochicha no ouvido do seguinte uma frase qualquer. Este, por sua vez, faz o mesmo em relação a outro membro do grupo e assim sucessivamente. Ao chegar ao último participante, a mensagem quase sempre sofreu algum tipo de distorção.

Isso ilustra muito bem como o processo de comunicação pode ser influenciado por uma série de fatores que interferem na transmissão da informação correta. Esses fatores podem ter relação com o meio ou forma de envio da mensagem, com o nível de conhecimento dos envolvidos, com as sensações ou sentimentos do emissor ou receptor em relação ao assunto abordado, etc.

Como brincadeira para se fazer com crianças ou amigos, o “telefone sem fio” até que é engraçado. Mas, numa empresa, uma informação distorcida ou mal interpretada não tem graça nenhuma e pode causar danos consideráveis.

E se essa mensagem que passou por “desvios” fosse do diretor geral da organização, que a transmitiu aos gerentes, durante uma reunião, os quais deveriam se encarregar de divulgá-la para sua cadeia de subordinados e ela acabasse, por fim, chegando desfigurada junto ao pessoal da área de produção?

Que atire a primeira pedra quem nunca viu isso acontecer na empresa em que trabalha.

E, normalmente, não é por má fé dos envolvidos. Como já foi dito, são inúmeras as situações e causas que podem provocar falhas no fluxo de comunicação.

Comunicação: um processo concreto e mensurável

Mas sejam quais forem os motivos que as determinam, uma coisa é certa: as falhas de comunicação geram custos desnecessários, desperdício de tempo, recursos e talentos, desvio de rumo em direção aos objetivos, falta de integração e sintonia em torno de metas comuns, etc.

Resumindo: provocam aquilo a que chamo de 7 Ds na comunicação corporativa - desinformação, desestímulo, desperdício, desconfiança, desencontro, desorientação e desestabilidade.

Geralmente, quando se fala em comunicação, costuma-se tratá-la como uma entidade extremamente “abstrata”. Todos sabem que é importante, mas sempre fica a dúvida de como aplicar suas ferramentas na prática corporativa e no dia-a-dia da organização, de forma a obter resultados “palpáveis”.

Mas, como veremos, os 7 Ds ocasionados pelas falhas de comunicação são problemas bem reais e concretos, que podem ser analisados objetivamente e até mesmo mensurados.

O que são os 7 Ds?

Empresas não se comunicam diretamente com outras empresas, pois são entidades abstratas. Máquinas não se comunicam com outras máquinas, no máximo trocam dados. Prédios não se comunicam com outros prédios. PESSOAS COMUNICAM-SE COM OUTRAS PESSOAS e através desse processo de comunicação podem fazer toda essa engrenagem GIRAR ou TRAVAR.

Quando ela gira adequadamente, a empresa ganha em diversos aspectos: clima de trabalho favorável, desempenho eficiente, resultados de acordo com as metas, sinergia entre as pessoas, independentemente da área em que atuam ou nível hierárquico, etc.

Já, quando a engrenagem trava, entram em ação os pontos que conceituamos como sendo os 7 Ds: as perdas que a empresa tem como consequência das falhas em seu processo interno de comunicação.

Conceituação dos 7 Ds

Desinformação - dificuldade de acesso às informações necessárias para o desenvolvimento das tarefas diárias e sobre as diretrizes e estratégias gerais da empresa.

Desestímulo - falta de motivação e comprometimento dos empregados com relação às metas e objetivos da empresa, em função da inexistência de canais adequados para sua difusão.

Desperdício - de tempo, de recursos e do potencial criativo das pessoas, em virtude da falta de clareza (ambiguidade) ou de fluidez (lentidão) no fluxo interno de comunicação.

Desconfiança - falta de credibilidade no relacionamento interpessoal, intergrupal e na direção da empresa, como decorrência de informações inexatas, incompletas, mal formuladas ou transmitidas de forma ineficiente.

Desencontro - contradição nas informações recebidas de fontes formais e informais.

Desorientação - dúvida dos empregados em relação ao que a empresa espera de seu comportamento e desempenho, devido à ausência de canais estruturados e permanentes para a expressão de ideias, conceitos e valores.

Desestabilidade - as falhas internas de comunicação acabam provocando uma instabilidade no ambiente de trabalho, que mais cedo ou mais tarde ultrapassa as fronteiras da empresa, produzindo reflexos negativos sobre sua imagem e posição no mercado e o relacionamento com clientes e fornecedores.

Ferramentas de combate aos 7 Ds

Atualmente, são inúmeras as ferramentas de comunicação que estão disponíveis para serem aplicadas no ambiente corporativo, de forma a evitar que os 7 Ds instalem-se: jornais e revistas impressos ou via intranet, blogs corporativos, displays eletrônicos, manuais, folhetos, campanhas e eventos internos, etc.

A decisão sobre qual (ou quais) utilizar efetivamente vai depender da cultura da empresa, do estilo de sua liderança, dos objetivos a serem atingidos e do nível de investimento que a organização está disposta a direcionar para essa área.

Mas seja qual for o porte da empresa e os recursos financeiros disponíveis, é necessária uma mudança de postura em relação ao que se entende por “comunicação” e uma visão mais ampla em relação ao quanto ela é fundamental para se atingir as metas, índices de desempenho e resultados esperados.

Que a comunicação é um dos elementos que compõem a base de tudo que acontece nas organizações é uma verdade que vem sendo cada vez mais reconhecida pelas lideranças das empresas.

Mas ainda falta “tirá-la das nuvens”, deixar de enxergá-la como algo “intangível”, que paira soberano sobre nossas cabeças, e trazê-la para o chão, para a realidade, como um processo que pode e deve ser trabalhado e aperfeiçoado continuamente, com reflexos positivos sobre todos os demais processos da organização.

É preciso que os profissionais que atuam na gestão de pessoas encarem a comunicação como um aspecto estratégico e passível de ser analisado, modificado periodicamente de acordo com as transformações que forem ocorrendo na empresa e colocado em prática por meio de ações concretas e eficazes e de um planejamento muito bem estruturado e com alto grau de profissionalismo.

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Avaliação de jornal interno: acerte no alvo

Por jurema Luzia Cannataro

Muito bem. Sua empresa já reconhece o quanto a comunicação é importante para o desenvolvimento da organização e, portanto, mantém um jornal interno dirigido aos colaboradores.

Mas e agora?

Meses, talvez até anos, tenham se passado desde a sua implantação sem que nada fosse feito para checar “se” e “como” ele vem sendo recebido e avaliado pelos leitores. Sim, leitores. Está certo que, no caso de um jornal interno, os leitores são os funcionários da própria empresa, mas eles são, em primeiro lugar, leitores, o público ao qual o veículo é dirigido. Essa é uma verdade simples, só que muitas vezes esquecida.

Um jornal interno é como qualquer outro órgão de comunicação: ele na verdade não “existe” se não tiver um público. A empresa pode continuar bancando a publicação, o jornal pode continuar sendo distribuído aos colaboradores, mas ele efetivamente “não existe” se não for lido, absorvido, analisado e discutido pelos seus leitores.

A diferença está aí: os grandes meios de comunicação não sobrevivem sem o público, simplesmente desaparecem, enquanto um jornal de empresa consegue sobreviver, só que às custas do tempo e do dinheiro da organização, nesse caso, mal utilizados. E nenhuma empresa pode atualmente se dar ao luxo de empregar de forma inadequada os seus recursos.

A hora da verdade

Enquanto os meios de comunicação em geral desenvolvem técnicas cada vez mais aprimoradas para medir sua audiência e adaptar-se a ela, alguns jornais de empresa mantêm-se durante anos, sem nunca ter passado por qualquer crivo, sem a aplicação de nenhum mecanismo que permita saber qual a credibilidade e penetração que possuem frente a seus leitores, se atendem ou não suas expectativas, se estão produzindo os resultados esperados pela organização, enfim, se estão cumprindo o papel ao qual se destinam.

As vantagens da pesquisa

A pesquisa de avaliação do jornal interno é uma das formas mais simples e baratas de se medir o grau de aceitação, credibilidade e penetração desse tipo de publicação junto ao seu público-alvo.

É por isso que recomendamos sua realização às empresas para as quais prestamos assessoria, como uma primeira etapa no processo de conhecer mais profundamente o público interno e de tornar mais eficazes as formas de atingi-lo, informá-lo e satisfazê-lo através do jornal empresarial.

Lembre-se: nada pode ser imposto aos leitores. O que precisamos é conquistá-los. E para isso temos que conhecê-los, saber quais são suas expectativas e opiniões. A pesquisa de avaliação do jornal interno é a ferramenta ideal para se alcançar esse objetivo.

Dicas de como fazer

A experiência conquistada ao longo de vários anos de atuação e assessoria na área de comunicação empresarial fez com que constatássemos alguns pontos importantes que devem ser levados em consideração no momento de realização da pesquisa de avaliação do jornal interno. Pois afinal, uma pesquisa mal feita tem o mesmo efeito (ou até pior) do que não fazer pesquisa alguma.

Os aspectos que queremos salientar são os seguintes:

. Deve-se evitar realizar apenas pesquisas encartadas no próprio jornal interno. Colaboradores que não o leem provavelmente não vão respondê-las e a empresa continuará sem saber por que eles não o leem.

. As pesquisas baseadas em entrevistas pessoais com funcionários são mais eficazes se forem feitas por profissionais externos à empresa. O entrevistado se sentirá mais à vontade para dizer o que realmente pensa.

. Deve-se garantir o sigilo das informações prestadas. O colaborador não precisa se identificar. Mas é interessante que se possa saber o setor ou departamento em que trabalha (desde que isso não prejudique o sigilo. Em setores com apenas duas ou três pessoas, por exemplo). É que às vezes o jornal é bem aceito em algumas áreas da empresa e não em outras. Esse é um dado relevante a ser levantado.

. É preciso que se mantenham abertos os canais de comunicação. Cabe à assessoria de comunicação criar e propor à empresa sistemas que permitam aos funcionários expressar suas opiniões e sugestões sobre o jornal interno permanentemente, mesmo fora dos períodos de pesquisa.

. As pesquisas devem ser feitas anualmente ou nos momentos de reformulação e reestruturação da publicação ou da empresa.

Colocando em prática

Uma vez levantados os resultados, é importante colocá-los realmente em prática. De nada vale a “pesquisa pela pesquisa”.

Ela deve ser considerada como uma “ferramenta inicial” (ao lado de outras como auditorias de comunicação, reuniões para conhecer melhor a cultura da empresa, etc.), com base na qual será feito o levantamento das modificações necessárias: correção dos pontos falhos, reforço daqueles que estão tendo boa aceitação, reformulação do “visual” do veículo para torná-lo mais atrativo, modificação da linguagem ou do enfoque para que as matérias sejam mais acessíveis a todos, etc.

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